اگر در مراحل آغازین شروع یک کار جدید از هر سرپرستی بپرسید که اصول اخلاق حرفه ای در شرکت او چیست، به احتمال بسیار زیاد پاسخ خواهد داد: ” هر چیزی که باعث شود تا کارها انجام شوند”.

چنانچه به مدت چند ماه یا چند سال برنامه ای برای جذب کارمندان جدید در برنامه کاری شرکت نباشد، دست و پا زدن کارکنان فعلی در مسئولیت ها و عناوین شغلی متعدد چیز عجیبی نیست.

اما تمرکز صِرف بر کاری که در دست دارید بدون کوچکترین توجه درباره فرآیند آن، یک عمل کوته بینانه است که می تواند بر کارایی، بهره وری و سود دهی شرکت در آینده تاثیر گذارد.

سه عاملی که هنگام شروع پروژه های جدید و طراحی فرآیند آن باید بخاطر داشته باشید، به شرح زیر است:

  ۱- یک گزینه را انتخاب کنید

با وجود صدها گزینه نرم افزاری و وب سایت در دنیای مجازی، وسوسه شدن برای امتحان یکباره چندین خدمات مختلف خیلی آسان است بطوری که فقط پس از اینکه محصول جدید بعدی به بازار رسید آنها را کنار بگذارید.

ممکن است فکر کنید وقتی که امتحان کردن این خدمات رایگان است، چه ضرری دارد از آنها استفاده کنیم؟

با این حال، تمام وقت و انرژی را که چندین کارمند تلف می کنند تا فایل های فعلی را جابجا کرده و خود را با ابزارهایی که یکی پس از دیگری می آیند، آشنا کنند، نیز در نظر بگیرید.

به این موارد می توان ساعات کار بی جیره و مواجب را هم اضافه کرد، تازه اگر دلارهای از دست رفته در فروش های آتی را بواسطه عدم دسترسی آسان به اطلاعات، در نظر نگیریم. تیم فروش بر سابقه خرید های گذشته توجه دارند و تلاش برای پیدا کردن اطلاعات جزئی و مرتبط می تواند به معنای از دست دادن یک مشتری بالقوه باشد.

    ۲- همه چیز را استاندارد سازی کنید

حالا که یک خدمت یا مجموعه ای از خدمات را که برای شرکت شما به بهترین نحو کار می کنند انتخاب کردید، آن را بطور عمومی استاندارد کنید.

آیا روی یک پاورپوینت ۲۰ صفحه ای کار کرده اید تا بفهمید که همکارتان در شرکت “کی نوت” منحصراً روی چه چیزی کار می کنند؟

از دردسر و اتلاف وقت بپرهیزید و اجازه دهید هر شخص خود یک برنامه، الگو و راهنمای سبک را انتخاب کرده و تقبل کند.

    ۳- زمان را به درستی مدیریت کنید

برای هر کار محوله جریان کاربر را ترسیم کنید. در ابتدا، وقتی که برای تحویل موارد آماده تحویل عجله می کنید، ممکن است به نظر برسد که تأثیر عکس دارد.

اما دوباره، به آینده فکر کنید، زمانی که دیگر پروژه ای توسط یک تیم یک نفره انجام نمی شود.

حتی اگر ابزارهایی برای انجام هرچه کارآمدتر برنامه ها داشته باشید، آیا تمام این خدمات و اقدامات مورد نیاز، به ایجاد یک محیط دوستانه کاربری کمکی می کند؟

سوال کنید که آیا هر مرحله هدف خاصی دارد یا اینکه فقط بر حسب وظیفه باید از یک برنامه به برنامه دیگر بپرید؟

دائما در جست و جوی مسیری با کمترین دشواری باشید و در این مورد آزادانه صحبت کنید. در نهایت، هر کس یک شیوه منحصر به خود برای کار کردن دارد، بنابر این روشی که در مورد شما جواب می دهد، ممکن است در مورد دیگری صدق نکند. هدف، سودآوری کلی شرکت است، نه فقط انجام وظایف شخصی توسط افراد.

هر روزه ابزار و خدمات جدیدی معرفی می شوند و ممکن است دستورالعمل های موجود را تغییر دهند. با دنباله روی از سه تا از بهترین اقداماتی که در بالا توضیح داده شد، می توانید به راحتی بدون توجه به این که روز اول کاری شماست یا دهمین سال آن، فرآیندهایی را ایجاد کرده و آن را بهبود بخشید.

برگرفته از:

*کلیه حقوق برای مجله سندباد محفوظ می باشد*