يک راهنماي 3 مرحله اي براي هموار كردن جريان کار

0
78
يک راهنماي 3 مرحله اي براي هموار كردن جريان کار

اگر در مراحل آغازين شروع يک کار جديد از هر سرپرستي بپرسيد که اصول اخلاق حرفه اي در شرکت او چيست، به احتمال بسيار زياد پاسخ خواهد داد: ” هر چيزي که باعث شود تا کارها انجام شوند”.

چنانچه به مدت چند ماه يا چند سال برنامه اي براي جذب کارمندان جديد در برنامه کاري شرکت نباشد، دست و پا زدن کارکنان فعلي در مسئوليت ها و عناوين شغلي متعدد چيز عجيبي نيست.

اما تمرکز صِرف بر كاري که در دست داريد بدون كوچكترين توجه درباره فرآيند آن، يک عمل کوته بينانه است که مي تواند بر كارايي، بهره وري و سود دهي شرکت در آينده تاثير گذارد.

سه عاملي که هنگام شروع پروژه هاي جديد و طراحي فرآيند آن بايد بخاطر داشته باشيد، به شرح زير است:

  1- يک گزينه را انتخاب کنيد

با وجود صدها گزينه نرم افزاري و وب سايت در دنياي مجازي، وسوسه شدن براي امتحان يكباره چندين خدمات مختلف خيلي آسان است بطوري كه فقط پس از اينکه محصول جديد بعدي به بازار رسيد آنها را كنار بگذاريد.

ممکن است فکر کنيد وقتي که امتحان کردن اين خدمات رايگان است، چه ضرري دارد از آنها استفاده كنيم؟

با اين حال، تمام وقت و انرژي را که چندين کارمند تلف مي كنند تا فايل هاي فعلي را جابجا كرده و خود را با ابزارهايي كه يکي پس از ديگري مي آيند، آشنا كنند، نيز در نظر بگيريد.

به اين موارد مي توان ساعات کار بي جيره و مواجب را هم اضافه کرد، تازه اگر دلارهاي از دست رفته در فروش هاي آتي را بواسطه عدم دسترسي آسان به اطلاعات، در نظر نگيريم. تيم فروش بر سابقه خريد هاي گذشته توجه دارند و تلاش براي پيدا كردن اطلاعات جزئي و مرتبط مي تواند به معناي از دست دادن يك مشتري بالقوه باشد.

    2- همه چيز را استاندارد سازي کنيد

حالا که يک خدمت يا مجموعه اي از خدمات را که براي شرکت شما به بهترين نحو کار مي کنند انتخاب کرديد، آن را بطور عمومي استاندارد کنيد.

آيا روي يک پاورپوينت 20 صفحه اي کار کرده ايد تا بفهميد که همکارتان در شركت “كي نوت” منحصراً روي چه چيزي کار مي کنند؟

از دردسر و اتلاف وقت بپرهيزيد و اجازه دهيد هر شخص خود يك برنامه، الگو و راهنماي سبك را انتخاب كرده و تقبل كند.

    3- زمان را به درستي مديريت کنيد

براي هر كار محوله جريان كاربر را ترسيم کنيد. در ابتدا، وقتي که براي تحويل موارد آماده تحويل عجله مي کنيد، ممکن است به نظر برسد كه تأثير عكس دارد.

اما دوباره، به آينده فكر كنيد، زماني كه ديگر پروژه اي توسط يک تيم يک نفره انجام نمي شود.

حتي اگر ابزارهايي براي انجام هرچه کارآمدتر برنامه ها داشته باشيد، آيا تمام اين خدمات و اقدامات مورد نياز، به ايجاد يك محيط دوستانه كاربري كمكي مي كند؟

سوال کنيد که آيا هر مرحله هدف خاصي دارد يا اينکه فقط بر حسب وظيفه بايد از يك برنامه به برنامه ديگر بپريد؟

دائما در جست و جوي مسيري با کمترين دشواري باشيد و در اين مورد آزادانه صحبت كنيد. در نهايت، هر کس يک شيوه منحصر به خود براي کار کردن دارد، بنابر اين روشي که در مورد شما جواب مي دهد، ممکن است در مورد ديگري صدق نكند. هدف، سودآوري کلي شرکت است، نه فقط انجام وظايف شخصي توسط افراد.

هر روزه ابزار و خدمات جديدي معرفي مي شوند و ممكن است دستورالعمل هاي موجود را تغيير دهند. با دنباله روي از سه تا از بهترين اقداماتي كه در بالا توضيح داده شد، مي توانيد به راحتي بدون توجه به اين که روز اول کاري شماست يا دهمين سال آن، فرآيندهايي را ايجاد کرده و آن را بهبود بخشيد.

برگرفته از:

*کلیه حقوق برای مجله سندباد (مجله تخصصی کسب و کار سایت سندباد) محفوظ می باشد*

ارسال یک دیدگاه